Adobe Connect (AC)
Adobe Connect:in kokouskäytön prosessikuvaus
Sisältö:
- Tuki Adobe Connect:in kokouskäytössä
- Verkkokokousympäristön perustaminen, käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet
- Istuntojen kirjaaminen ja teknisen tuen tilaaminen
- Osallistujien oheislaitteet
- Testi-istunto mikrofonien käyttäjien kanssa
- Istunnon vaiheiden suunnittelu ja ympäristön rakentaminen
- Istunnosta tiedottaminen
- Toimenpiteitä verkkoistunnon alkaessa ja aikana
- Tallenteen käsittely ja siitä tiedottaminen
prosessikuvauksessa on lihavoitu tekijät ja käytettävissä olevat työkalut/dokumentit.
1. Tuki Adobe Connect kokouskäytössä
Verkkokokousympäristöjä voivat perustaa kokousorganisaattori-lisenssin haltijat. He toimivat myös Adobe Connect -tukihenkilöinä.
2. Verkkokokousympäristön perustaminen, käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet
Verkkokokousympäristöä tarvitseva pyytää kokousorganisaattoria perustamaan ympäristön, jolle tulee oma verkko-osoite. Osoitteen alku on aina https://connectpro.helsinki.fi/, johon kokousorganisaattori lisää ympäristön oman nimen.
Verkkokokousympäristö voidaan perustaa seuraaviin tarkoituksiin:
| Verkkokokousympäristön tarkoitus | Sijainti kokousten hallintaympäristössä (kokousorganisaattorit sijoittavat) | Host-käyttöoikeudet |
Säännöllisesti kokoontuva ryhmä/ toistuva tilaisuus
|
Shared meetings > Avoinyo > Työryhmät > [Ryhmän/foorumin nimi] | Työryhmän kaikki jäsenet, mikäli työryhmän jäsenet ovat Avoimen henkilökuntaa + tukihenkilöt |
Kertaluonteinen kokous
|
Shared meetings > Avoinyo > Kertaluonteiset > [tapahtuman/kokouksen nimi] | Kertaluonteisten kokousten vetäjä/vetäjät + tukihenkilöt |
Työntekijän henkilökohtainen kokousympäristö
|
Shared meetings > Avoinyo > Henkilokohtaiset > [henkilön nimi] | Työntekijä itse, jolle kokousympäristö on luotu + tukihenkilöt |
Osallistujat voivat mennä verkkokokousympäristöön
- joko vierailijoina, jolloin he eivät tarvitse omia käyttäjätunnuksia. Tällöin Host antaa heille kokousympäristössä tarvittavat käyttöoikeudet istunnon aikana.
- tai omilla käyttäjätunnuksilla, jolloin Host-oikeudet omaava voi määritellä heille käyttöoikeustason jo etukäteen.
Adobe Connect käyttäjätunnukset:
- Avoimen yliopiston henkilöstöön kuuluvat pääsevät kirjautumaan Adobe Connect ympäristöön(https://connectpro.helsinki.fi/) HY:n käyttäjätunnuksilla (eli ns. kasitunnuksilla), sillä ne on viety Adobe Connect -palvelimelle. Tiettyyn verkkokokousympäristöön henkilö pääsee vain, mikäli ympäristön Host tai kokousorganisaattori on antanut hänelle sinne käyttöoikeudet
- Jos muulle kuin Avoimen yliopiston henkilökuntaan kuuluvalle tarvitaan säännöllistä kokouskäyttöä varten Adobe Connect -käyttäjätunnus, hänen Helsingin yliopiston käyttäjätunnuksensa viedään Adobe Connect -palvelimelle. Tätä voi pyytää Markus Platanilta. Jos henkilöllä ei ole Helsingin yliopiston käyttäjätunnusta, Markus Platan voi järjestää hänelle kevyttunnuksen ja sen viennin Adobe Connect-palvelimelle. Samalla sovitaan, milloin ko. henkilön tunnuksen voi poistaa Adobe Connect-palvelimelta.
3. Istuntojen kirjaaminen ja teknisen tuen tilaaminen
Kokouksen järjestäjä merkitsee tukea tarvitsevat Adobe Connect -kokousistunnot sekä mahdolliset testi-istuntojen ajankohdat Notesiin: Opetus- ja opiskelijapalvelut > Opetus > Adobe Connect > Merkitse istunnot tänne.
Katso testi-istuntoja koskevat tiedot alempana tässä prosessikuvauksessa.
Kokouksen järjestäjä tiedottaa hyvissä ajoin sähköpostiosoitteeseen Avoin_Yliopisto_ACP_tekninen_tuki@notes.helsinki.fi, mille istunnolle tarvitaan teknistä taustatukea.
4. Osallistujien oheislaitteet
Ennen jokaista istuntoa kokouksen järjestäjän on hyvä selvittää, mikä seuraavista osallistumistavoista toteutuu:
- Osallistujat ovat ryhmiä, joilla kullakin on 1 kone, datajektori, kokousmikrofoni ja mahdollinen kokouskamera sekä kaiuttimet, joiden äänentoisto kuuluu koko huoneeseen (esim. kannettavan tietokoneen sisäänrakennettu kaiutin ei yleensä riitä, vaan tietokoneeseen kytketään erilliset kaiuttimet). Ryhmästä yksi henkilö huolehtii mikrofonin avaamisesta ja sulkemisesta istunnon aikana.
- Jokaisella osallistujalla on oma kone, mikrofoni ja chat + mahdollinen web-kamera.
- Osa osallistujista on ryhminä ja osa omilla koneilla.
Kokoukseen omalta koneeltaan osallistuva tarvitsee koneelleen kuuloke-mikrofoni-yhdistelmän ja haluttaessa web-kameran. Jos niitä ei vielä ole
- Avoimen yliopiston henkilökuntaan kuuluva voi pyytää niitä Markus Platanilta.
- Muut osallistujat hankkivat oheislaitteensa itse.
Kokoukseen osallistuva testaa hyvissä ajoin ennen istunnon alkua oheislaitteiden toimivuuden hyödyntämällä säätämisohjeita.
Ryhmän osallistuessa istuntoon paikallinen istunnon vetäjä varmistaa oheislaitteiden toimivuuden hyvissä ajoin. Ryhmävarustelu on vakiovarusteina Kluuvissa kaikissa kokoustiloissa. Varaa kokoontumistila tilanvarausjärjestelmästä.
5. Testi-istunto mikrofonien käyttäjien kanssa
Jos kokous järjestetään kertaluonteisesti tai ensimmäistä kertaa kokoontuvalle porukalle, oheislaitteiden ja yhteyden toimivuutta varten kannattaa varata erillinen testi-istuntoaika. Testi-istunto pidetään osoitteessa https://connectpro.helsinki.fi/avointesti/
Toisaalta on huomattava, että testi on konekohtainen – jos osallistuja osallistuu istuntoon eri koneelta, hänen olisi varmistettava hyvissä ajoin, että yhteys toimii myös uudella koneella.
- Merkitse testi-istunto Notesiin: Opetus- ja opiskelijapalvelut > Opetus > Adobe Connect > Merkitse istunnot tänne + lähetä siitä tieto osoitteeseen avoin-verkkotuki@helsinki.fi
6. Istunnon vaiheiden suunnittelu ja ympäristön rakentaminen
Kokouksen järjestäjä voi verkkokokousympäristöä rakentaessaan hyödyntää työkalujen käyttöohjeita.
Mikäli kyseessä on tärkeä tapahtuma, istunnon suunnitteluun voi hyödyntää myös opetustilanteen suunnittelupohjaa soveltaen.
Adobe Connect -tuki auttaa tarvittaessa kokoustilanteen valmistelussa.
Kokousistunnon (tyypillinen) kulku kannattaa käydä ennakkoon läpi ja samalla rakennetaan verkkokokousympäristöön välilehtiä (layouteja) ja työkaluja (podeja).
7. Istunnosta tiedottaminen
Kokouksen järjestäjä huolehtii, että osallistujat saavat sähköpostitse istunnon ajankohdan, verkkokokousympäristön osoitteen, ja osallistumisohjeet etukäteen sekä mahdollisten testi-istuntojen ajankohdat.
Äänten testausaikaa varataan ennen jokaisen istunnon alkua 5-15 minuuttia osallistujien määrästä riippuen. Kokouksen aikataulussa on huomioitava tämä ohjelmanumero.
8. Toimenpiteitä verkkoistunnon alkaessa ja aikana
Tässä on muutamia huomioita, jotka toistuvat useimmissa istunnoissa.
Sulje puhelimet ja muut mahdolliset häiriötekijät ennen istunnon alkua (laita myös lappu ovellesi, että istunto on käynnissä).
Juuri ennen varsinaisen istunnon alkua testaa ääni- ja kamerayhteydet (mistä oli jo edellä ohjeita). Jos ilmenee ongelmia, käy läpi ääni- ja tarvittaessa mikrofoniasetukset ja johdot. Äänen pätkiessä sulje istunto ja avaa se uudelleen. Jos tarpeen, laajakaistassa kulkevan informaation määrää pyritään vähentämään
- valitsemalla videokuvalle huonompi laatu tai pysäyttämällä kamera.
Jos osallistuja on ryhmä, ryhmästä valitaan henkilö, joka kytkee mikin pois päältä, kun ryhmäläisillä ei ole puheenvuoroa, sillä muutoin kokousympäristöstä tuleva puhe lähtee kiertämään kaiuttimesta edelleen mikrofoniin.
Jos osallistuja tulee istuntoon vierailijana, kokouksen vetäjä antaa hänelle tarvittavat käyttöoikeudet.
Mikäli haluat istunnosta tallenteen, aloita äänitys. Kysy ensin lupa osallistujilta. Äänityksen aloitus kannattaa merkitä istunnon ohjelmaan omaksi kohdakseen, jos se koetaan tärkeäksi.
Jos kokouksen aikana sihteeri on kirjoittanut muistiota Note-työkaluun, teksti kannattaa kopioida ja tallentaa muihin tietojärjestelmiin. Turvallisempaa on kirjoittaa muistiota esim. Word-ohjelmassa ja näyttää Word-ikkunaa muille osallistujille Share-työkalun kautta.
Lopeta tallentaminen, jos se on aloitettu.
9. Tallenteen käsittely ja siitä tiedottaminen
Jos istunnosta on tehty tallenne, sen verkko-osoite löytyy kokousympäristön kautta Meeting-valikosta > Manage Room with Adobe Connect Enterprise Manager > Recordings. Tallenteeseen on pääsy samoilla ehdoilla kuin kokousympäristöön. Eli jos kokousympäristöön on valittu vapaa pääsy, myös tallenteeseen pääsy on vapaa.