Registerbeskrivning över kundregistret vid Helsingfors universitets Öppna universitet
Registeransvarig
Helsingfors universitet
Öppna universitetet
PB 9 (Brobergsterrassen 3A)
00014 HELSINGFORS UNIVERSITET
Person som sköter registret
Sanna Tanskanen
Helsingfors universitet
Öppna universitetet
PB 9 (Brobergsterrassen 3A)
00014 HELSINGFORS UNIVERSITET
sanna.tanskanen@helsinki.fi
Registrets namn
Öppna universitetets kundregister
Registrets användningsändamål
Hantering av kundrelationerna, vilket inkluderar:
- uppföljning och behandling av anmälningsuppgifter, studieavgifter och studieprestationer för de studerande som anmält sig till kurserna
- uppföljning av registreringsuppgifterna för dem som registrerat sig som användare av webbtjänsten (www.helsinki.fi/avoin)
- adresstjänst.
Informationen om studerandenas grunduppgifter och studierätt samt studieprestationerna förs över till studieförvaltningssystemet Oodi vid Helsingfors universitet (OODI-registerbeskrivning).
Registrets datainnehåll
Uppgifterna om studerandes anmälningar och betalningar:
- uppgifterna om kursen/studiehelheten (kod, namn, omfattning, tiden för studierätten)
- anmälningsuppgifter (plats/köplats, tidpunkt för anmälningen)
- betalningsuppgifter
Grunduppgifter om studerandena:
- namnuppgifter
- personbeteckning
- studentnummer i studieregistret vid Helsingfors universitet
- telefonnummer
- adressuppgifter
- e-postadress
- yrke
- modersmål
- nationalitet
- hemkommun
- hemland
- allmänbildande grundutbildning
- yrkesutbildning
- kön
- tillstånd om upplåtning av uppgifterna
Uppgifter om studerandenas studieprestationer:
- vitsordet för genomförd kurs/studiehelhet, datum då kursen genomförts, studieprestationens mottagare
Uppgifter om dem som registrerat sig som användare av webbtjänsten:
- namn
- födelsedatum
- adress
- e-postadress
- telefonnummer (frivillig uppgift)
- uppgift om när studeranden registrerar sig som användare av Öppna universitetets webbtjänst och om den senaste registreringen på sidan
Uppgifter om dem som beställt nyhetsbrevet via e-post:
- e-postadress
Normala uppgifter från källor
- studerandens anmälnings- och grunduppgifter samt uppgifterna om dem som registrerat sig som användare av webbtjänsten och som beställt e-postnyhetsbrevet enligt kundens egen anmälan
- betalningsuppgifter från banken eller den tjänsteman vid Öppna universitetet som tagit emot betalningen
- rättelser/korrigeringar i uppgifter som rör användare av webbtjänsten och som gjorts av användaren av webbtjänsten eller tjänstemännen vid Öppna universitetet
- övriga uppgifter från Öppna universitetets tjänstemän
Normalt utlämnande av uppgifter
Uppgifterna för dem som registrerat sig som användare av webbtjänsten eller som beställt e-postnyhetsbrevet utlämnas inte.
Studerandenas grunduppgifter, studierätt och uppgifterna om studieprestationerna som ingår i registret sparas i Oodi-studieförvaltningssystemet vid Helsingfors universitet, vars uppgifter om utlämnande finns i nämnda registers registerbeskrivning.
Principer för skydd av registret
Manuellt material:
Blanketterna förvaras i låsta utrymmen.
Uppgifter som sparats i Öppna universitetets datasystem:
Grunduppgifterna, uppgifterna om anmälan och uppgifter om prestationer kan endast redigeras av Öppna universitetets tjänstemän som fått användarrätt till registret. Användare som registrerat sig i webbtjänsten kan redigera sina egna uppgifter. Uppgifterna om prestationer på webbkurser kan dessutom redigeras av läraren på respektive kurs/studiehelhet.
Serverns databas och innehållsfiler är skyddade enligt allmän praxis.
Uppdaterad 22.5.2018 (kontaktuppgifter)