Helsingin yliopiston Avoimen yliopiston asiakasrekisterin rekisteriseloste
Rekisterinpitäjä
Helsingin yliopisto
Avoin yliopisto
PL 4 (Kluuvikatu 7, Kauppakeskus Kluuvi)
00014 HELSINGIN YLIOPISTO
Puhelin: (09) 191 28320
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Joanna Veinio
Helsingin yliopisto
Avoin yliopisto
PL 4 (Kluuvikatu 7, Kauppakeskus Kluuvi)
00014 HELSINGIN YLIOPISTO
Puhelin: (09) 191 28304
Rekisterin nimi
Avoimen yliopiston asiakasrekisteri
Rekisterin käyttötarkoitus
Asiakassuhteen hoito, johon liittyy:
- opetukseen ilmoittautuneiden opiskelijoiden ilmoittautumistietojen, opintomaksujen ja opintosuoritusten seuranta ja käsittely,
- verkkopalvelun (www.helsinki.fi/avoin) käyttäjiksi rekisteröityneiden rekisteröitymistietojen seuranta ja
- osoitepalvelu.
Opiskelijoiden perustietojen sekä opinto-oikeus ja -suoritustietojen osalta tiedot siirretään Helsingin yliopiston Oodi-opintohallintojärjestelmään (OODI-rekisteriseloste).
Rekisterin tietosisältö
Opiskelijan ilmoittautumis- ja maksutiedot:
- kurssin/opintokokonaisuuden tiedot (koodi, nimi, laajuus, opinto-oikeusaika)
- ilmoittautumistiedot (paikka/varasija, ilmoittautumisajankohta)
- maksutiedot
Opiskelijan perustiedot:
- nimitiedot
- henkilötunnus
- Helsingin yliopiston opiskelijarekisterin opiskelijanumero
- puhelinnumerot
- osoitetiedot
- ammatti
- äidinkieli
- kansalaisuus
- kotikunta
- kotimaa
- yleissivistävä peruskoulutus
- ammatillinen koulutus
- sukupuoli
- tietojen luovuttamista koskevat luvat
Opiskelijan suoritustiedot:
- suoritetun kurssin/opintokokonaisuuden suoritusarvosana, suorituspäivä, suorituksen vastaanottaja
Verkkopalvelun käyttäjiksi rekisteröityneiden tiedot:
- nimi
- osoite
- sähköposti (vapaaehtoinen tieto)
- puhelinnumero (vapaaehtoinen tieto)
- aikatieto rekisteröitymisestä Avoimen yliopiston verkkopalvelun käyttäjäksi ja viimeisimmästä sivuille rekisteröitymisestä
Sähköposti-uutiskirjeen tilanneiden tiedot:
- sähköpostiosoite
Säännönmukaiset tietolähteet
- opiskelijan ilmoittautumis- ja perustiedot sekä verkkopalvelun käyttäjiksi rekisteröityneiden ja sähköposti-uutiskirjeen tilanneiden tiedot asiakkaan oman ilmoituksen perusteella
- maksutiedot pankista tai maksun vastaanottaneelta avoimen yliopiston toimihenkilöltä
- verkkopalvelun käyttäjää koskevien tietojen oikaisut/korjaukset joko verkkopalvelun käyttäjän tai avoimen yliopiston toimihenkilöiden toimesta
- muut tiedot avoimen yliopiston toimihenkilöiltä
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Verkkopalveluun rekisteröityneiden tai sähköpostiuutiskirjeen tilanneiden tietoja ei luovuteta.
Rekisterin sisältämät opiskelijan perus-, opinto-oikeus ja opintosuoritustiedot tallennetaan Helsingin yliopiston Oodi-opintohallintojärjestelmään, jonka luovutusta koskevat tiedot löytyvä ko. rekisterin rekisteriselosteesta.
Rekisterin suojausperiaatteet
Manuaalinen aineisto:
Lomakkeet säilytetään lukituissa tiloissa.
Atk:lle tallennetut tiedot:
Perus-, ilmoittautumis- ja suoritustietoja voivat muokata ainoastaan rekisterin käyttöoikeuden saaneet Avoimen yliopiston toimihenkilöt. Verkkopalveluun rekisteröityneet käyttäjät voivat muokata omia perustietojaan. Verkkokurssien suoritustietoja voi lisäksi muokata ko. kurssin/opintokokonaisuuden opettaja.
Palvelimen tietokanta ja sisältötiedostot on suojattu yleisten käytäntöjen mukaisesti.