Helsingin yliopiston Avoimen yliopiston asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Helsingin yliopisto
Avoin yliopisto
PL 9 (Siltavuorenpenger 3 A)
00014 HELSINGIN YLIOPISTO

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Sanna Tanskanen
Helsingin yliopisto
Avoin yliopisto
PL 9 (Siltavuorenpenger 3 A)
00014 HELSINGIN YLIOPISTO
sanna.tanskanen@helsinki.fi

Rekisterin nimi

Avoimen yliopiston asiakasrekisteri

Rekisterin käyttötarkoitus

Asiakassuhteen hoito, johon liittyy:

  1. opetukseen ilmoittautuneiden opiskelijoiden ilmoittautumistietojen, opintomaksujen ja opintosuoritusten seuranta ja käsittely,
  2. verkkopalvelun (www.helsinki.fi/avoin) käyttäjiksi rekisteröityneiden rekisteröitymistietojen seuranta ja
  3. osoitepalvelu.

Opiskelijoiden perustietojen sekä opinto-oikeus ja -suoritustietojen osalta tiedot siirretään Helsingin yliopiston Oodi-opintohallintojärjestelmään (OODI-rekisteriseloste).

Rekisterin tietosisältö

Opiskelijan ilmoittautumis- ja maksutiedot:

  • kurssin/opintokokonaisuuden tiedot (koodi, nimi, laajuus, opinto-oikeusaika)
  • ilmoittautumistiedot (paikka/varasija, ilmoittautumisajankohta)
  • maksutiedot

Opiskelijan perustiedot:

  • nimitiedot
  • henkilötunnus
  • Helsingin yliopiston opiskelijarekisterin opiskelijanumero
  • puhelinnumerot
  • osoitetiedot
  • sähköpostiosoite
  • ammatti
  • äidinkieli
  • kansalaisuus
  • kotikunta
  • kotimaa
  • yleissivistävä peruskoulutus
  • ammatillinen koulutus
  • sukupuoli
  • tietojen luovuttamista koskevat luvat

Opiskelijan suoritustiedot:

  • suoritetun kurssin/opintokokonaisuuden suoritusarvosana, suorituspäivä, suorituksen vastaanottaja

Verkkopalvelun käyttäjiksi rekisteröityneiden tiedot:

  • nimi
  • syntymäaika
  • osoite
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero (vapaaehtoinen tieto)
  • aikatieto rekisteröitymisestä Avoimen yliopiston verkkopalvelun käyttäjäksi ja viimeisimmästä sivuille rekisteröitymisestä

Sähköposti-uutiskirjeen tilanneiden tiedot:

  • sähköpostiosoite

Säännönmukaiset tietolähteet

  • opiskelijan ilmoittautumis- ja perustiedot sekä verkkopalvelun käyttäjiksi rekisteröityneiden ja sähköposti-uutiskirjeen tilanneiden tiedot asiakkaan oman ilmoituksen perusteella
  • maksutiedot pankista tai maksun vastaanottaneelta avoimen yliopiston toimihenkilöltä
  • verkkopalvelun käyttäjää koskevien tietojen oikaisut/korjaukset joko verkkopalvelun käyttäjän tai avoimen yliopiston toimihenkilöiden toimesta
  • muut tiedot avoimen yliopiston toimihenkilöiltä

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Verkkopalveluun rekisteröityneiden tai sähköpostiuutiskirjeen tilanneiden tietoja ei luovuteta.

Rekisterin sisältämät opiskelijan perus-, opinto-oikeus- ja opintosuoritustiedot tallennetaan Helsingin yliopiston Oodi-opintohallintojärjestelmään, jonka luovutusta koskevat tiedot löytyvät ko. rekisterin rekisteriselosteesta.

Rekisterin suojausperiaatteet

Manuaalinen aineisto:
Lomakkeet säilytetään lukituissa tiloissa.

Atk:lle tallennetut tiedot:
Perus-, ilmoittautumis- ja suoritustietoja voivat muokata ainoastaan rekisterin käyttöoikeuden saaneet Avoimen yliopiston toimihenkilöt. Verkkopalveluun rekisteröityneet käyttäjät voivat muokata omia perustietojaan. Verkkokurssien suoritustietoja voi lisäksi muokata ko. kurssin/opintokokonaisuuden opettaja.

Palvelimen tietokanta ja sisältötiedostot on suojattu yleisten käytäntöjen mukaisesti.

 

Osoitetiedot päivitetty 22.5.2018