ATIK – Avointen yliopistojen sähköisten palvelujen kehittäminen

Tausta ja lähtökohdat

Avointen yliopistojen käytössä olevat tietojärjestelmät eivät vastaa nykyisiä tarpeita. Järjestelmät ovat puutteellisia ja teknisiltä ratkaisuiltaan täysin vanhentuneita. Henkilöstön työaikaa kuluu mekaaniseen käsityöhön sekä hallinnossa että järjestelmien ylläpidossa. Lisäksi järjestelmät ovat epävakaita ja ne voivat häiriötilanteissa vaarantaa avointen yliopistojen keskeiset toiminnot. Sähköisten palvelujen ja niiden tukijärjestelmien uudistaminen on välttämätöntä.

Sähköisten palvelujen uudistamisen lähtökohtana on sitoutuminen emoyliopistojen ja sitä kautta koko yliopistosektorilla käytössä oleviin yhteisiin järjestelmiin. Tutkinto-opiskelun ja opetuksen tarpeisiin kehitetyt järjestelmät eivät kuitenkaan riittävällä tavalla palvele avointen yliopistojen toimintaprosesseja. Yliopistojen käytössä oleviin järjestelmiin tarvitaan lisätoiminnallisuuksia avointen yliopistojen tarpeita varten.

Tavoitteet

Hankkeen tuloksena on yhtenäinen ja tehokas, avoimen yliopistotoiminnan erityisluonteet huomioon ottava sähköisen asioinnin palvelukokonaisuus, joka kattaa keskeisimmät opiskelun, opetuksen ja opintohallinnon prosessit osana emoyliopistojen opintohallinnon kokonaisuutta. Palvelut ovat asiakaslähtöisiä, helppokäyttöisiä ja esteettömiä. Ne parantavat palvelutasoa ja vähentävät hallinnon kustannuksia.

Palvelukokonaisuus kattaa seuraavat avointen yliopistojen opintohallinnon perusprosessit:

• Opintotarjonnan suunnittelu (opinnot ja niiden toteutus)
• Käyttäjien ja käyttöoikeuksien hallinta
• Opiskelijailmoittautuminen ja opinto-oikeuksien hallinta
• Opintomaksujen käsittely
• Tenttihallinnointi ja opintosuoritukset
• Raportointi
• Myöhemmin määriteltävät täydentävät palvelut (mm. asiakashallinta)

Kehittämistyössä noudatetaan opetusministeriön hallinnonalan tietohallintostrategian 2006–2015 linjauksia ja kehitettävät palvelut liitetään osaksi tulevaa kaikkien yliopistojen yhteistä opintohallinnon perusjärjestelmää. Yhteisen opiskelijoita, opintosuorituksia ja opetusta koskevan perusjärjestelmän toteutus sisältyy strategian toteuttamisen kehittämishankkeisiin ja on strategia-asiakirjassa ajoitettu vuosille 2007–2010. Hanke ei ole vielä alkanut.

Opiskelijailmoittautumisen ja opintomaksujen käsittelyn järjestelmät vaativat uudistamista kaikkein nopeimmin. Palvelut toteutetaan kiireellisyytensä vuoksi ensimmäiseksi ja rakennetaan siten, että ne hyödyntävät Oodi-järjestelmän perusratkaisuja siihen asti, kunnes palvelujen integrointi uuteen, kaikkien yliopistojen yhteiseen järjestelmään on mahdollista.

Kehitettävissä palveluissa noudatetaan julkisen hallinnon IT-toiminnassa hyväksyttyjä arkkitehtuurilinjauksia, standardeja ja suosituksia. Palvelut ovat rajapinnoiltaan avoimia ja sisältävät yhteydet Avoinyliopisto.fi verkkopalveluun sekä muihin tarvittaviin, yliopistojen käytössä oleviin standardien mukaisiin järjestelmiin.

Projektin eteneminen

ATIK-hanke on alkanut Helsingin ja Oulun yliopistojen tammikuun 2006 ja tammikuun 2007 välisenä aikana toteuttamalla ATIK I projektilla. ATIK I sisälsi tavoitetilan toimintaprosessien suunnittelun sekä kehitettävien palvelujen alustavan määrittelyn. Hankkeen toinen vaihe (ATIK II) käynnistyi keväällä 2007, jolloin projektiin liittyivät mukaan Helsingin kauppakorkeakoulu, Lapin yliopisto, Sibelius-Akatemia, Taideteollinen korkeakoulu ja Vaasan yliopisto. Hanke on kokonaisuudessaan suunniteltu toteutettavaksi vuosien 2006–2010 aikana.

Kustannukset

Vuonna 2007 projektin kustannukset jaetaan mukana olevien yliopistojen kesken ja projektia koordinoi Helsingin yliopiston Avoin yliopisto. Vuosiksi 2008 ja 2009 projektille on lisäksi myönnetty opetusministeriön erillinen hankerahoitus Oodi-konsortion kautta. Projektin koordinaatiovastuu siirtyy OPM:n hankerahoituksen myötä Oodi-konsortiolle vuoden 2008 alusta lukien, mistä lähtien projekti on avoin myös Oodi-konsortion ulkopuolisille yliopistoille.

Atik III

Lisätietoja

Projektipäällikkö Minna Herno
ATIK-hanke
Oodi-konsortio
PL 4 (Kluuvikatu 7, Kauppakeskus Kluuvi)
00014 Helsingin yliopisto
p. +358 9 191 40204, +358 50 4036260
minna.herno ja loppuosa helsinki.fi

ATIK II-vaiheen projektipäällikkö:
Tietohallintovastaava Esa Keränen
Helsingin yliopiston Avoin yliopisto
p. (09) 191 28044, esa.keranen ja loppuosa helsinki.fi